很多企业在建立采购目录时经常会遇到一些问题，比如SKU 品类多，但高达80%的SKU一年只采购一次或是两次，有效品规占比少;企业采购目录管理不合理，出现紧急采购时，需要临时去找供应商或是定向采购;集团企业出现总部与分、子公司的采购数据不一致、规范程度低等现象;由于认知的不同，在采购非标准化产品时，使用部门与采购部门发生技术参数意见不统一等情况，导致采购效率低下。
 

　　以上问题的出现，主要原因在于企业对需求目录的管理没有重视，部分企业对于原料采购虽有重视，但缺少集中化的管理。企业想达到科学采购、降低成本、提高效率的目的，需要建立规范的采购目录，且根据公司管理力度，可以将目录化与非目录化的权限按照不同的采购模式进行合理调整。
 

　　目录建设流程可以帮助企业科学地分析与建立适合自己的目录，不管采、供，还是交易，如果需要采购交易效率提高，让价格回归市场竞争真实性，目录建设流程需要包括产品目录、品规梳理、数据完整性检查、目录产品分类、编码设置、复核确认、规范使用六个步骤。
 

　　1、品规梳理
 

　　企业最初的采购品规一般源于ERP中梳理出来的物料清单，如果企业没有ERP系统数据保存，则来源于专业人员从使用部门的采购信息中收集。经初步梳理的品规目录清单，需要与对应负责的采购员沟通进行去重、排序和筛选。品规梳理过程中，标准品的梳理相对容易且快速，非标准品或服务类产品的梳理往往就复杂很多。
 

　　在梳理品规的过程中，使用市场常用的品规代替少见的小品规，实现相关品规合并、一次性品规剔除，最终总结出确定的常用品规。通过此种机制梳理流程，我们在帮助集团化部门物料辅助采购整理项目时，将以前高达3万多个的采购品规减少到3700个，有利于提升后续采购产品的选择效率。
 

　　2、数据完整性检查
 

　　数据完整性检查一般是检查与确认产品信息的描述是否准确与详细，比如从产品名称、规格、单位、厂家、品牌以及实物图片等来检查和确定产品信息是否填写清晰，如不清晰可以通过外部URL关联。二是确定目录是否符合相应的采购策略，如询价采购一般适用于频率高、价值低、审批流程少的产品与服务，而合同目录一般在招标、竞标、谈判采购的目录中。三是检查是否有重复、是否出现采购需求不完整的情况。通过完整性检查复核，加强内部沟通，确保目录符合企业使用需求。
 

　　3、目录产品分类
 

　　买方目录产品分类的方法是根据采购方的使用需求来确定的，可以个性定义，有些按使用的特性分类，比如原料类、辅导类、生活类等:有些按部门归属分类，比如西药生产包装、中药生产包装、原料包装等。不管采用什么样的分类，需要遵循几个原则：
 

　　清晰性，即采购员一看产品就知道产品对应的分类。去重性，也就是一个产品不能够界定在两个分类目录下。简便性，分类一般不建议多分，比如大多数生产型企业的常采品规为2000~6000个，一级分类不宜超过10个;非生产型企业年常采目录也就1000个左右，一般也不宜超过6个一级分类;分类越多，管理难度越大。
 

　　4、编码设置
 

　　编码设置的作用是为了更好地识别与快速寻找产品品规。对企业内部而言，编码是连接产品仓储管理、出入库管理、财务对账等内部协作的关键。对企业外部供应链交易而言，是连接外部供应商、物流服务商、金融服务商沟通的前提。产品编码设计必须具有唯一性、简易性、可识别性，使其方便查找、有规律、可识别性强。因此，编码主要基于查找效率与关联的因素综合设计。
 

　　5、复核确认
 

　　采购日录数据整理好之后，需要交由采购管理员进行审核，保证确认无误。如果数据存在问题，则返同重新修订完善。复核确认环节的日的是确保日录进入平台规范使用前的科学性与合理性，以便减少后期使用不断增加品规的麻烦，提升日录使用的效率。
 

　　6、规范使用
 

　　企业采购产品与服务的规范化、标准化、模板化是企业采购白动化和采购效率提高的前提。因此，大型企业的采购通常都会给相应的采购部门与业务部门开展规范培训，引导大家按需从目录库中选择需求产品，如超出目录库范围，则定期按目录梳理流程不断完善与丰富采购目录库。
 

　　目录品规的流程梳理，其意义在于提高企业的品规管理效率，保证企业系统采购数据的一致性、规范性及高效性。产品目录的建立并非一次性完成，也并非始终适用，企业还需不断改进产品分类管理，在与时俱进中更科学地管理好企业内部的采购工作。
 

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